Datenschutzerklärung

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer Website. Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist für uns sehr wichtig und wir sind zu ihrer Wahrung nach den allgemeinen Gesetzen und dem Gesetz über den kirchlichen Datenschutz (KDG) verpflichtet. Im Folgenden informieren wir Sie über die Erhebung personenbezogener Daten bei Nutzung unserer Website. Sollten darüber hinaus noch Fragen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten offenbleiben, wenden Sie sich gerne an die bei der KZVK für den Datenschutz verantwortliche Person.

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Gesetzes über den Kirchlichen Datenschutz (KDG), § 4 Ziffer 9, ist

Kirchliche Zusatzversorgungskasse (KZVK)
des Verbandes der Diözesen Deutschlands (VDD)
Anstalt öffentlichen Rechts

Am Römerturm 8
50667 Köln
Tel.: 0221 2031-0
E-Mail: info@kzvk.de

Ihr Kontakt bei Fragen zum Datenschutz

Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung oder Löschung von Daten sowie Widerruf erteilter Einwilligungen wenden Sie sich bitte an:

Datenschutzbeauftragter der KZVK

Kirchliche Zusatzversorgungskasse (KZVK)
des Verbandes der Diözesen Deutschlands (VDD)
Anstalt öffentlichen Rechts

Am Römerturm 8
50667 Köln
E-Mail: datenschutzbeauftragter@kzvk.de

Rechtsgrundlagen unserer Datenverarbeitung

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten kann auf verschiedene Rechtsgrundlagen gestützt werden. Sofern wir Ihre Daten zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder zur Beantwortung von Anfragen Ihrerseits bezüglich eines Vertrags benötigen, ist Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung § 6 Abs. 1 lit. c KDG. Holen wir für eine bestimmte Datenverarbeitung Ihre Einwilligung ein, ist die Rechtsgrundlage § 6 Abs. 1 lit. b KDG. Einige Datenverarbeitungen führen wir auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses durch, wobei stets eine Abwägung zwischen Ihren schutzwürdigen Interessen und unseren berechtigten Interessen vorgenommen wird. Rechtsgrundlage hierbei ist § 6 Abs. 1 lit. g KDG. Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen, ist Rechtsgrundlage § 6 Abs. 1 lit. d KDG.

Nachfolgend erläutern wir, wie wir personenbezogene Daten über unsere Website verarbeiten.

Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten

1. Datenverarbeitung bei Aufruf der Website

Bei der bloß informatorischen Nutzung der Website, also, wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, zum Beispiel über ein Kontaktformular, erheben wir folgende technischen Informationen (Logfile-Daten):

• Betriebssystem des Endgeräts, mit dem Sie unsere Website besuchen
• Browser (Typ, Version & Spracheinstellungen)
• die abgerufene Datenmenge
• die aktuelle IP-Adresse des Endgeräts, mit dem Sie unsere Website besuchen
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• die URL der zuvor besuchten Website (Referrer)
• die URL der (Unter-)Seite, die Sie auf der Website abrufen
• der Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems

Die Erhebung dieser Daten ist technisch erforderlich, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Uns (und unserem Dienstleister) ist regelmäßig nicht bekannt, wer sich hinter einer IP-Adresse verbirgt. Wir führen die oben aufgeführten Daten nicht mit anderen Daten zusammen.

Rechtsgrundlage ist § 6 Abs. 1 lit. g KDG. Da die Erhebung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung in Logfiles für den Betrieb der Internetseite und zum Schutz vor Missbrauch zwingend erforderlich sind, überwiegt an dieser Stelle unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung.

2. Kontakt

Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihre Anrede, Ihr Vor- und Nachname, Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Geburtsdatum) von uns gespeichert, um Ihre Anfrage zuordnen [CP1] zu können, Ihre Fragen zu beantworten und Ihre Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist insoweit § 6 Abs. 1 lit. g KDG.

Soweit wir über unser Kontaktformular Eingaben abfragen, die nicht für eine Kontaktaufnahme erforderlich sind, haben wir diese stets als optional gekennzeichnet. Diese Angaben dienen uns zur Konkretisierung Ihrer Anfrage und zur verbesserten Abwicklung Ihres Anliegens. Eine Mitteilung dieser Angaben erfolgt ausdrücklich auf freiwilliger Basis und mit Ihrer Einwilligung (§ 6 Abs.1 lit. b KDG). Soweit es sich hierbei um Angaben zu Kommunikationskanälen (beispielsweise E-Mail-Adresse, Telefonnummer) handelt, willigen Sie außerdem ein, dass wir Sie ggf. auch über diesen Kommunikationskanal kontaktieren, um Ihr Anliegen zu beantworten. Diese Einwilligung können Sie selbstverständlich jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Ihre Daten, die wir im Rahmen der Kontaktaufnahme erhalten haben, werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr benötigt werden, Ihr Anliegen vollständig bearbeitet und keine weitere Kommunikation mit Ihnen erforderlich oder von Ihnen gewünscht ist.

Die KZVK hat als datenschutzrechtlich Verantwortlicher zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz der über diese Internetseite verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Dennoch können internetbasierte Datenübertragungen grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen. Ein absoluter Schutz kann nicht gewährleistet werden, jedenfalls ist der Versand von unverschlüsselten E-Mails nicht sicher. Wir bitten deshalb darum, sensible Daten nicht mittels unverschlüsselter E-Mail zu versenden, sondern hierfür entweder verschlüsselte Kommunikationswege, zum Beispiel unser Kontaktformular, oder den Postweg zu nutzen.

3. Bewerbungen

Wir freuen uns, dass Sie sich bei der Kirchlichen Zusatzversorgungskasse (KZVK)
des Verbandes der Diözesen Deutschlands (VDD) beworben haben oder bewerben möchten.

Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist eine wichtige Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung zustehen. Mit den nachstehenden Informationen erhalten Sie einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

3.1 Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne des Gesetzes über den Kirchlichen Datenschutz (KDG), § 4 Ziffer 9, ist:

Kirchliche Zusatzversorgungskasse (KZVK)
des Verbandes der Diözesen Deutschlands (VDD)
Anstalt öffentlichen Rechts

Am Römerturm 8
50667 Köln
Tel.: 0221 2031-0
E-Mail: info@kzvk.de

3.2 Wie erreichen Sie die für den Datenschutz verantwortliche Person?

Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung oder Löschung von Daten sowie Widerruf erteilter Einwilligungen wenden Sie sich bitte an:

Datenschutzbeauftragter der KZVK

Kirchliche Zusatzversorgungskasse (KZVK)
des Verbandes der Diözesen Deutschlands (VDD)
Anstalt öffentlichen Rechts

Am Römerturm 8
50667 Köln
E-Mail: datenschutzbeauftragter@kzvk.de

3.3 Welche Ihrer personenbezogenen Daten werden von uns genutzt?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit diese zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich sind. Dazu zählen folgende Datenkategorien:

Standardangaben:

• Bewerberstammdaten (Vorname, Name, E-Mail, Telefonnummer, Anschrift, Stellenposition)
• Qualifikationsdaten (Anschreiben, Lebenslauf, bisherige Tätigkeiten, fachliche Qualifikation)
• (Arbeits-)Zeugnisse und Zertifikate (Leistungsdaten, Beurteilungsdaten etc.)

Sonstige Angaben 

• Freiwillige Angaben, wie zum Beispiel ein Bewerbungsfoto, Angaben zur Schwerbehinderteneigenschaft oder sonstige Informationen, die Sie uns in Ihrer Bewerbung freiwillig mitteilen.

3.4 Aus welchen Quellen stammen die Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhalten. Diese Daten ergeben Ihre eingereichten Bewerbungsunterlagen. Die Unterlagen können Sie direkt auf unserer Website oder über unsere verschiedenen Social-Media- und Bewerberplattformen einreichen.

Näheres zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten finden Sie in der gesonderten Datenschutzerklärung zu unseren Social-Media-Kanälen am Anfang dieser Seite.

Sollten Sie Ihre Bewerbungen über StepStone oder AZUBIYO einreichen verweisen wir Sie auf die Datenschutzhinweise dieser Plattformen:
AZUBIYO: https://www.azubiyo.de/datenschutz/
StepStone: https://www.stepstone.de/e-recruiting/rechtliches/datenschutzerklarung/

3.5 Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere unter Beachtung des Gesetzes über den kirchlichen Datenschutz (KDG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.

3.5.1 Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses (§ 53 Abs.1 KDG)

Personenbezogene Daten von Bewerbenden dürfen für Zwecke des Bewerbungsverfahrens verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist. Darunter fallen insbesondere die Stammdaten samt Foto der Person, die sich bewirbt.

3.5.2 Aufgrund des berechtigten Interesses der verantwortlichen Stelle (Art. 6 Abs.1 lit. g KDG)

In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zu Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten.

• Zur Verteidigung von Rechtsansprüchen bei einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Im Falle eines Rechtstreits haben wir ein berechtigtes Interesse daran, die Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten.
• Datenabgleich mit EU-Anti-Terrorlisten nach Verordnungen (EG) Nr. 2580/2001 und 881/2002: Als Unternehmen sind wir aufgrund des EU-Rechts verpflichtet, an der Terrorismusbekämpfung mitzuwirken. Personen und Organisationen, die auf den Terrorlisten geführt sind, dürfen keine Gelder zur Verfügung gestellt werden (Bereitstellungsverbot). Aus diesem Grund sind wir zu einem Namensabgleich mit den Terrorlisten verpflichtet.

3.6 An wen werden Ihre Daten weitergegeben?

Ihre Daten werden hauptsächlich durch unsere Personalabteilung und die Leitung des jeweiligen Fachbereichs, der Ihre Position besetzt, verarbeitet. Teilweise sind jedoch auch andere interne und externe Stellen an der Verarbeitung Ihrer Daten beteiligt.

3.6.1 Interne Stellen

• Vorstand
• Personalabteilung
• Fachbereich
• Mitarbeitervertretung

3.6.2 Externe Dienstleister

• Anbieter von Bewerbermanagementsystemen
  Wir nutzen das Bewerbermanagementsystem des Anbieters d.vinci. Das Unternehmen hat seinen Sitz in Deutschland. Mit dem Unternehmen haben wir einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß § 29 KDG abgeschlossen. Darüber hinaus müssen von uns eingesetzte Dienstleister besondere Vertraulichkeitsanforderungen erfüllen. Unser Dienstleister erhält nur in dem Umfang und für den Zeitraum Zugang zu Ihren Daten, der für die Erfüllung der Aufgaben erforderlich ist. Für weitere Informationen zu unserem Dienstleister folgen Sie bitte diesem Link: www.dvinci.de
• Anti-Terror Screening
  Wir nutzen für das unter Ziffer 5.2 genannte Anti-Terror Screening die Software des Dienstleisters ID.Prove. Mit dem Unternehmen haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag im Sinne des § 29 KDG abgeschlossen.

3.7 Werden Ihre Daten an Länder außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittländer) übermittelt?     

Eine Übermittlung in ein Drittland ist grundsätzlich nicht beabsichtigt.

Wir weisen Sie aber darauf hin, dass ein mögliches Vorstellungsgespräch auch über das Videokonferenz-Tool Microsoft Teams, also in einem sogenannten Online-Meeting, erfolgen kann. Bei diesem Meeting können folgende Daten verarbeitet werden:

• Angaben zum Benutzer: zum Beispiel Anzeigename („Display name“), ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache
• Meeting-Metadaten: zum Beispiel Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben in einem Online-Meeting ggf. die Möglichkeit, die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Microsoft Teams-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt auch beim Einsatz von Microsoft Teams grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der EU beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist auch § 53 KDG, um ein Beschäftigungsverhältnis begründen zu können.

3.8 Bewerbungs- bzw. Vorstellungsgespräch via Teams

Die KZVK bietet die Möglichkeit an, Bewerbungs- bzw. Vorstellungsgespräche mit dem Videokonferenz-Tool Microsoft Teams durchzuführen. Im Folgenden informieren wir Sie über die Datenverarbeitung in diesem Zusammenhang.

3.8.1 Durchführung des Gespräches über Microsoft Teams

a. Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an dem Gespräch machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zur teilnehmenden Person: zum Beispiel Anzeigename („Display name“), ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache

Meeting-Metadaten: zum Beispiel Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einer Online-Beratung die Chatfunktion zu nutzen. Daher werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um sie in der Online-Beratung anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Microsoft Teams-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

b. Umfang der Verarbeitung

Gegebenenfalls verwenden wir Microsoft Teams, um Vorstellungsgespräche durchzuführen.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen des Gesprächs erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des § 24 KDG kommt nicht zum Einsatz.

c. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Bewerbern und Bewerberinnen der KZVK verarbeitet werden, ist § 53 Abs. 1 KDG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. 

d. Empfänger/Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme Vorstellungsgespräch verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. 

Weitere Empfangende: Das Unternehmen, das Microsoft Teams anbietet, erhält notwendigerweise Kenntnis von den oben genannten Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Microsoft Teams vorgesehen ist.

e. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der EU beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an Online-Beratungen in einem Drittland aufhalten.

Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

3.9 Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Regelmäßig werden Ihre Daten innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

3.10 Welche Rechte stehen Ihnen zu in Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten?

Nach dem Gesetz über den kirchlichen Datenschutz haben Sie ein Recht auf unentgeltliche Auskunft über die zu Ihrer Person bei uns gespeicherten Daten (§ 17 KDG). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung nach § 18 KDG, das Recht auf Löschung nach § 19 KDG, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach § 20 KDG, das Recht auf Datenübertragbarkeit aus § 22 KDG sowie das Recht auf Widerspruch aus § 23 KDG.

3.10.1 Widerspruchsrecht

Sie haben gemäß § 23 Abs. 1 KDG das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von § 6 Abs. 1 lit f KDG (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund § 6 Abs. 1 f KDG (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling.

Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

3.10.2 Widerruf einer Einwilligung

Ihre Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nur für die Zukunft wirkt.

3.10.3 Wahrnehmung Ihrer Recht

Zur Wahrnehmung Ihrer vorstehenden Rechte wenden Sie sich bitte per E-Mail an datenschutzbeauftragter@kzvk.de oder an die Personalabteilung unter personal@kzvk.de.

Alternativ können Sie sich aber auch postalisch an die bei der KZVK für den Datenschutz verantwortliche Person wenden:

Datenschutzbeauftragter der KZVK

Kirchliche Zusatzversorgungskasse (KZVK)
des Verbandes der Diözesen Deutschlands (VDD)
Anstalt öffentlichen Rechts

Am Römerturm 8
50667 Köln
E-Mail: datenschutzbeauftragter@kzvk.de

Die Inanspruchnahme Ihrer vorstehenden Rechte ist für Sie kostenlos.

Weitergabe personenbezogener Daten

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nicht.

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• Ihr Nutzerverhalten (beispielsweise Klicks, Verweildauer, Absprungraten)
• Ihr ungefährer Standort (Region)
• Ihre IP-Adresse (in gekürzter Form)
• technische Informationen zu Ihrem Browser und den von Ihnen genutzten Endgeräten, zum Beispiel Spracheinstellung, Bildschirmauflösung
• Ihr Internetanbieter
• die Referrer-URL (über welche Website/ über welches Werbemittel Sie auf diese Website gekommen sind)

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